Untuk mendapatkan beasiswa, kita harus mendapatkan LoA (Letter of Acceptance) dari universitas yang kita incar. Syarat administrasi tiap universitas bisa berbeda-beda. Kita juga berhak mendaftar di lebih dari satu universitas. Nah, salah satu universitas yang diincar pak suami mewajibkan untuk mengirimkan dokumen:

• Fotokopi ijazah yang sudah diterjemahkan ke bahasa Inggris
• Fotokopi transkrip nilai yang sudah diterjemahkan ke bahasa Inggris (kebetulan transkrip nilai pak suami sih sudah dalam format bahasa Inggris dan sudah ada legalisirnya)
• Surat rekomendasi dari 2 dosen
• Deskripsi silabus mata kuliah yang pernah diambil dalam bahasa Inggris

Jadi dimana kita harus mengurus semua dokumen itu? ya di kampus lah tentunya, hehe. Oleh karena itu beberapa waktu lalu saya dan pak suami mengurus dokumen tersebut ke kampus kami di Institut Teknologi Bandung. Yup, saya dan pak suami memang satu almamater, satu angkatan namun beda jurusan. Hitung-hitung ke Bandung untuk ngurus dokumen sekalian liburan lah.

Untuk urusan administrasi ke kampus tentu saja kita harus mengikuti jam kerja kantor administrasinya yaitu Senin – Jumat pk. 08.00 – 16.00 WIB. Jadi kalau yang bekerja silakan atur jadwal cutinya ya. Kemudian bahan pertimbangan lainnya adalah cek kalender akademis, jangan sampai datang ke kampus saat libur kuliah karena suka susah untuk nyari dosen di kampus. Kalau administrasinya sih mungkin tetap buka.

Translasi Ijazah / Transkrip

Kami berangkat ke Bandung Jumat pagi dan langsung ke kampus. Urusan pertama adalah translasi ijazah ke bahasa Inggris. Untuk urusan translasi ijazah / transkrip ini dilakukan di Fakultas, dalam hal ini karena jurusan kuliah pak suami dulu dibawah naungan Fakultas Teknik Industri (FTI) maka kami datang ke loket administrasi FTI. Dokumen yang harus disiapkan untuk translasi ijazah ini adalah:

• Ijazah asli
• Pasfoto 4×6 hitam putih sebanyak 1 lembar

Kemudian staf loket langsung mengetik ijazah kita dalam bahasa Inggris sesuai template yang ada dan diprint untuk kita cek ulang apakah data-data yang tercantum sudah benar. Setelah benar, kita disuruh tanda tangan disamping pasfoto kita yang sudah ditempel di ijazah translasi. Kemudian kita ditanya butuh berapa banyak copy yang mau dilegalisir? Ada tarif resminya, harga dihitung per lembar (saya lupa harganya, sekitar Rp.5.000 per lembar kalau ga salah). Maksudnya sih biar orang-orang juga ga legalisir sebanyak-banyaknya sesuka hati, hehe. Urusan translasi dan legalisir ini selesai dalam 3 hari kerja (karena harus minta tanda tangan Rektor juga) dan bisa dikirim ke alamat kita kalau kita ga bisa ambil langsung di loket (tentunya ada biaya kirim sesuai tarif JNE / Tiki).

Surat Rekomendasi Dosen

Inilah mengapa kita harus tetap menjaga komunikasi dengan dosen kita sewaktu kuliah, biar kalau minta surat rekomendasi jadi ga canggung, hehe. Pak suami minta surat rekomendasi ke mantan dosen pembimbingnya dulu dan dosen kepala laboratorium Tugas Akhir-nya dulu. Ngobrol-ngobrol dan silaturahmi dulu lah. Suratnya ga langsung jadi hari itu juga ya karena dosen-dosen juga punya kesibukan tersendiri. Kita juga harus aktif follow-up ke dosen menanyakan surat rekomendasinya kapan bisa diambil. Yup, jadi urusan surat rekomendasi ini akan bikin kita bolak-balik ke kampus. Kalau dihitung-hitung sih sekitar sebulan baru surat rekomendasi dosen ini bisa diambil di kampus. Jadi jangan mepet-mepet waktunya kalau submit dokumen ini ke universitas ya.

Translasi Deskripsi Mata Kuliah

Kita bisa minta dokumen ini di Tata Usaha (TU) Jurusan. Kita tunjukkan transkrip kita, mata kuliah apa saja yang pernah diambil. Kalau mata kuliah wajib pasti sama semua, tinggal bedanya di mata kuliah pilihan saja. Setelah itu hasil translasi dokumen deskripsi mata kuliah ini dibawa ke loket administrasi fakultas (dalam hal ini FTI untuk suami saya) untuk dicap. Prosesnya memakan waktu sekitar 1 hari kerja.